Chi lavora in team da remoto sa bene quanto l’organizzazione sia fondamentale; per fortuna, esistono tools gratuiti per schedulare ogni singolo progetto. Con il passaggio al digitale, l’online è diventato lo strumento di comunicazione principale per la maggior parte degli ambienti di lavoro.

Organizzare progetti e assegnare task; monitorare lo stato di avanzamento rispettando le scadenze. Avere tutto sotto controllo è il goal madre per lavorare in team sia da remoto, sia in coworking. Anche in Rete Mediterranea abbiamo dovuto fare i conti con strumenti di lavoro condiviso; senza indugi, vi parliamo dei 5 tools che usiamo quotidianamente che riteniamo super approved, e perché dovreste integrarla subito in azienda.

Tools di archiviazione pianificazione

1 Google Drive

L’account di Google è una salvezza e una garanzia. Magari siamo un po’ mainstream, ma il Drive è valido per le esigenze più disparate; non solo per l’archiviazione di foto e documenti. La suite di Google è varia, e ha integrato Word ed Excel con tutte funzionalità che trovate normalmente in programma; in più, sul Drive avrete la possibilità di lavorare a più mani sullo stesso documento e attivare una chat a parte per aggiungere note.  

2 Trello

Un bel software gestionale è Trello, utile per l’organizzazione di progetti condivisi fra più persone. Funziona per bacheche (boards); puoi condividerle, e per ciascuna creare task illimitati e personalizzabili per tag (o etichette) e assegnare ai partecipanti (membri), oppure lasciarla privata come organiser personale. Trello è un programma davvero completo che ti dice in tempo reale chi del team sta lavorando su progetto x. Chiaramente mantiene traccia anche dei progetti chiusi, in modo da poter controllare anche ciò che è stato fatto e come.

Anche Trello è fra i tools gratuiti, disponibile come app per tablet e smartphone o per desktop. Ogni bacheca dispone di liste (lists) che corrispondono ai progetti di lavoro veri e propri. È il cuore dell’applicazione, dove ogni membro può pianificare il lavoro assegnando compiti, scadenze e discussioni su tema in itinere. Ogni lista contiene anche infinite schede (cards); servono per tenere memoria del task assegnato.

Usare Trello è davvero semplice; ha un’interfaccia intuitiva ed ottimo per organizzare progetti di ogni tipo, dal più semplice al più complesso; conserva tutti i documenti che vuoi ed è valido sia per uso privato che per lavoro in team. Fra i tools gestionali, Trello è il preferito di Rete Mediterranea.

3 CamScanner

Ci stiamo abituando a lavorare ovunque, senza avere dietro pesati strumenti da ufficio. Quando serve scannerizzare un documento e la fotocamera del nostro smartphone non rende bene, c’è CamScanner. Il concetto è lo stesso, ma l’app può adattare i file per dimensioni e colori per un risultato professionale. La sua versione gratuita funziona già di per sé bene; se però vi dà fastidio il watermark vi basterà fare l’acquisto in app.

CamScanner è compatibile per mobile (sia iOS che Android) ma anche da desktop; restituisce i file scannerizzati o in JPG con risoluzione ottimale, o in formato PDF.

Tools di messaggistica e videocall

4 Google Meet

A quanto ammontano le videochiamate da 2 anni a questa parte? Non solo esigenze da pandemia, in realtà; per chi ha team di lavoro dislocati è indispensabile. Certo, ci sono diverse offerte sul mercato, ma Meet ha dalla sua di essere veloce, pratico, assolutamente gratuito (si vocifera ci sia anche una versione a pagamento ma niente di serio) e con un’interfaccia estremamente intuitiva.

5 Slack

Slack è un software di chat aziendale da tenere in considerazione se volete ricevere info di lavoro sul vostro numero personale e le mail non sono lette istantaneamente dal team. Si può sia scaricare sul proprio pc, andando su Slack.com, ma funziona lo stesso anche in versione web. Il concetto è attivare un team di lavoro invitando a partecipare tramite mail. È comodo perché si può creare un canale per ogni singolo progetto e si può integrare a Google Drive direttamente dalla sezione App Directory.

Slack dispone di una versione gratuita e a pagamento ma le differenze non sono tantissime, e specialmente per team più piccoli o startup, la prima versione è ottima.

Perché sono super approved?

Sia una PMI e a maggior ragione una grossa azienda hanno bisogno di ottimizzare tempi, costi e processi. Il digital ci viene in supporto con strumenti veloci e flessibili che aiutano a migliorare l’organizzazione del lavoro. E se sei anche tu pro-sharing, questi tools di lavoro condiviso, una volta provati, non potrai può farne a meno. Parola di Rete Mediterranea!

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